4

 

   

TABLE​ ​OF​ ​CONTENT  Step​ ​I​ ​ ​Introduction

2 

Step​ ​ ​II​ ​ ​Setup

4 

Basic​ ​Accounting

Chart​ ​Of​ ​Account

Using​ ​User​ ​Interface Using​ ​Import

Opening​ ​Balance

Step​ ​III​ ​Recording​ ​Transaction Record​ ​Expense

2 

4  4  4  5 

6  6 

Receive​ ​Income

7 

Manual​ ​Jurnal

9 

Deposit​ ​Money

8 

Step​ ​IV​ ​ ​Recurring​ ​Expense

10 

Step​ ​V​ ​Report

12 

Add​ ​New​ ​Recurring​ ​Expense

10 

Trial​ ​Balance

12 

Cash​ ​Flow

14 

Income​ ​Statement​ ​(​ ​Profit​ ​and​ ​Loss​ ​Statement​ ​)

16 

Work​ ​Sheet

17 

General​ ​Ledger

13 

Balance​ ​Sheet

15 

Comperative​ ​Balance

16 

Step​ ​VI​ ​Integration​ ​Setup Sample​ ​Transaksi​ ​Journal Pos​ ​Integration

Sell​ ​Journal​ ​Type

18  18  19  20 

Every

20 

EOD

21 

  1 

   

Step​ ​I​ ​ ​Introduction   Basic​ ​Accounting 

This  explanation  of  accounting  basics  will  introduce  you  to  some  basic  accounting  principles,  accounting  concepts,  and  accounting  terminology.  Once  you  become  familiar  with​ ​some​ ​of​ ​these​ ​terms​ ​and​ ​concepts.  Some  of  the  basic  accounting terms that you will learn include revenues, expenses, assets,  liabilities,  income  statement,  balance  sheet,  and  etc.  You  will  become  familiar  with  accounting  debits  and  credits as our system show you how to record transactions. You will  also  see  why  two  basic  accounting  principles,  the  revenue  recognition  principle  and  the  matching  principle,  assure  that  a  company's  income  statement  reports  a  company's  profitability.  Chart​ ​of​ ​Account  Our  system  already  provides  chart  of  account  for  you.  But  you  can  replace  or  add  new  chart​ ​of​ ​account​ ​in​ ​our​ ​system. 

 

        2 

    Debits​ ​And​ ​Credit   Debits  and  credits are terms used in accounting and bookkeeping (and have been used for  centuries).  They  are  a  key  part  of  the  double  entry  system,  which  means  that  every  business  transaction  will  affect  a  minimum  of  two  accounts.  One  of  the  accounts  will  receive  a  debit  entry  and  another  account will receive a credit entry. The amounts entered  as​ ​debits​ ​must​ ​be​ ​equal​ ​to​ ​the​ ​amounts​ ​entered​ ​as​ ​credits.  To  illustrate,  let's  assume  that  a  company  pay  Telephone  & Internet fees $10,000 from its  cash.  The  company  will  record  a  Credit  of  $10,000  in  its  Cash  account,  and  a  debit  of  $10,000​ ​in​ ​its​ ​Telephone​ ​&​ ​Internet​ ​account. 

  Below​ ​is​ ​the​ ​accounting​ ​flow​ ​in​ ​tabular​ ​form. 

    If​ ​you​ ​want​ ​to​ ​know​ ​more​ ​accounting​ ​science​ ​can​ ​visit​​ ​ ​www.accountingcoach.com 

 

3 

   

Step​ ​ ​II​ ​ ​Setup    Chart​ ​Of​ ​Account 

Our  system  already  provides  Chart  off  Account  (CoA) for you, But you can add new chart  of​ ​account,​ ​Please​ ​follow​ ​this​ ​intructions. 

Using​ ​User​ ​Interface 

You  can  create  chart  of  account  using  user  interface  or  using  csv  import,  manually  is  recommended​ ​if​ ​you​ ​have​ ​fewer​ ​than​ ​30​ ​chart​ ​of​ ​account.  - Go​ ​to​ ​ ​COA​ ​>​ ​Account​ ​ ​>​ ​Add 

   

Using​ ​Import  

You​ ​can​ ​Export​​ ​and​ ​Import​​ ​file​ ​Excel​ ​CSV​ ​for​ ​adding​ ​chart​ ​of​ ​account

. 

-​ ​Go​ ​to​ ​COA​ ​ ​>​ ​ ​Account​ ​>​ ​Click​ ​Import  -​ ​Click​ ​Download​ ​Sample​ ​>​ ​after​ ​that​ ​you​ ​can​ ​import​ ​your​ ​csv​​ ​>​ ​ ​Choose​ ​File  

  For​ ​more​ ​details​ ​you​ ​can​ ​go​ ​to​ ​the​ ​follow​ ​this​ ​page​ ​http://bit.ly/import-chartofaccount 

   

4 

   

Opening​ ​Balance  

Opening  Balance  is  feature  for  input  the  initial  balance  from  all  your  account.  When  entering​ ​balance​ ​in​ ​debit​ ​and​ ​credit​ ​should​ ​be​ ​balanced.  - Go​ ​to​ ​Setup​​ ​>​ ​Opening​ ​Balance​ ​Form  

 

               

5 

   

Step​ ​III​ ​Recording​ ​Transaction   Record​ ​Expense 

Used​ ​for​ ​recording​ ​your​ ​all​ ​expense,​ ​example​ ​telepone​ ​fee,​ ​advertising​ ​and​ ​cleaning.  - Go​ ​to​ ​Journal​​ ​>​ ​Record​ ​Expense   Example​​ ​:​ ​I​ ​have​ ​an​ ​expense​ ​charge​ ​for​ ​a​ ​$500.000​ ​cleaning​ ​fee​ ​that​ ​is​ ​paid​ ​using  $500.000​ ​cash​ ​and​ ​I​ ​will​ ​record​ ​it​ ​with​ ​journal​ ​number​ ​J004. 

 

   

  6 

   

Receive​ ​Income  

Used​ ​for​ ​recording​ ​your​ ​all​ ​revenue​ ​except​ ​from​ ​POS​ ​example​ ​owner​ ​a​ ​share​ ​capital  - Go​ ​to​ ​Journal​​ ​ ​>​ ​Receive​ ​Income​​ ​>​ ​Add  Example​ ​:​ ​I​ ​get​ ​funds​ ​from​ ​Owner​ ​A​ ​Share​ ​Capital​ ​ ​1​ ​for​ ​$100.000,000​ ​to​ ​fill​ ​Bank​ ​Account  1​ ​And​ ​I​ ​will​ ​record​ ​with​ ​number​ ​jurnal​ ​J001  

 

     

     

7 

   

Deposit​ ​Money  

Used​ ​for​ ​transfer​ ​from​ ​cash​ ​to​ ​bank​ ​or​ ​otherwise   -​ ​Go​ ​to​ ​Journal​​ ​>​ ​Deposit​ ​Journal​ ​>​ ​Add  ​ ​I​ ​get​ ​deposit​ ​ ​$400.000​ ​from​ ​bank​ ​account​ ​1​ ​to​ ​fill​ ​cash  

              8 

   

Manual​ ​Jurnal  

Manual  journals  are  generally  used  for  recording  some  expense  and  revenue  together  or  record  Depreciation  rates,  because  currently  my  system  cannot  be  handled  directly  and  needs​ ​a​ ​manual​ ​journal​ ​entry​ ​to​ ​record​ ​it.  Each​ ​journal​ ​entry​ ​must​ ​have​ ​the​ ​amounts​ ​of​ ​debits​ ​equal​ ​to​ ​the​ ​amounts​ ​of​ ​credits.  -​ ​Go​ ​to​ ​Journal​​ ​>​ ​J​ournal​ ​Entry​​ ​ ​>​ ​ ​Add   -​ ​Complete​ ​form​ ​and​ ​click​ ​Save 

 

 

9 

   

Step​ ​IV​ ​ ​Recurring​ ​Expense   A  recurring  journal  entry  is  a  journal  entry that is recorded in every accounting period. For  example,  a  company  issuing  monthly  financial  statements  might  record  depreciation  by  debiting  Bank  Account  Expense  for  $5,000  and  crediting  Accumulated  Office  Rental  for  $5,000  each  and  every  month.  If  the  accounts  and  the amounts are identical each month,  the  recurring  journal  entry  might  be  referred  to  as  a  memorized  entry  if  the  accounting  software  produces  and  records  the entry. Some accountants refer to this type of recurring  journal​ ​entry​ ​as​ ​a​ ​standard​ ​journal​ ​entry. 

Add​ ​New​ ​Recurring​ ​Expense   - Go​ ​to​ ​Recurring​ ​Expense​ ​>​ ​Add  

              10 

    Post​ ​Recurring​ ​Expense   Our  system  still  can  not  create  automatic journal from recurring you make, So you have to  post​ ​all​ ​recurring​ ​expense​ ​you​ ​at​ ​time​ ​already​ ​in​ ​set.  -​ ​Go​ ​to​ ​Post​ ​Recurring​ ​Expense​ ​>​ ​Fill​ ​Date​ ​“​ ​for​ ​next​ ​year​ ​”​ ​ ​&​ ​Jurnal​ ​ ​>​ ​Checklist​ ​>​ ​Save 

  Asset​ ​Value  This​ ​page​ ​describes​ ​the​ ​results​ ​of​ ​all​ ​your​ ​recurring​ ​expenses​ ​already​ ​in​ ​the​ ​post.  -​ ​Go​ ​to​ ​Asset​ ​Value​ ​ ​and​ ​You​ ​can​ ​see​ ​journals​ ​that​ ​are​ ​made​ ​from​ ​recurring 

      11 

   

Step​ ​V​ ​Report  In​ ​this​ ​section​ ​we're​ ​going​ ​to​ ​be​ ​looking​ ​at​ ​the​ ​various​ ​types​ ​of​ ​accounting​ ​reports​ ​that​ ​are  generated​ ​by​ ​our​ ​system. 

Trial​ ​Balance  

Trial  Balance  is  A  list  containing  the  temporary balances of each ledger account in a given  accounting​ ​period.  Aims​ ​to​ ​test​ ​the​ ​similarity​ ​of​ ​debit​ ​and​ ​credit​ ​balances​ ​in​ ​the​ ​ledger.  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​ ​>​ ​ ​Trial​ ​Balance  

   

    12 

   

General​ ​Ledger  

A  general  ledger  is  a  grouping  of  perhaps  hundreds  of  ​accounts  that are used to sort and  store  information  from a company's business transactions. The general ledger is organized  as​ ​follows:  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​​ ​>​ ​ ​General​ ​Ledger  

              13 

   

Cash​ ​Flow  

Provides​ ​an​ ​information​ ​about​ ​flow​ ​all​ ​cash​ ​and​ ​bank.  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​​ ​>​ ​ ​Cash​ ​Flow  

 

             

14 

   

Balance​ ​Sheet  

A balance sheet is a financial statement that summarizes a company's assets, liabilities and  shareholders'  equity  at  a  specific  point  in  time. The balance sheet is also referred to as the  statement  of  financial  position.  The  balance  sheet  presents a company's financial position  at  the  end  of  a  specified  date.  Some  describe  the  balance  sheet  as  a  "snapshot"  of  the  company's​ ​financial​ ​position​ ​at​ ​a​ ​point​ ​(a​ ​moment​ ​or​ ​an​ ​instant)​ ​in​ ​time.  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​​ ​>​ ​Balance​ ​Sheet 

              15 

   

Income​ ​Statement​ ​(​ ​Profit​ ​and​ ​Loss​ ​Statement​ ​) 

The  income  statement  is  one  of  the  major  financial  statements  used  by  accountants  and  business  owners. The income statement is important because it shows the profitability of a  company​ ​during​ ​the​ ​time​ ​interval​ ​specified​ ​in​ ​its​ ​heading.  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​ ​>​ ​ ​Income​ ​Statement 

 

Comperative​ ​Balance  

Comparative​ ​Balance​ ​ ​report​ ​is​ ​for​ ​comparison​ ​between​ ​month​ ​or​ ​year  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​ ​>​ ​ ​Comperative​ ​Balance  

    16 

   

Work​ ​Sheet  

An  accounting  worksheet  is  a  tool  used  to  help  bookkeepers  and  accountants  complete  the  accounting  cycle  and  prepare  year-end  reports  like  unadjusted  trial  balances,  adjusting​ ​journal​ ​entries,​ ​adjusted​ ​trial​ ​balances,​ ​and​ ​financial​ ​statements.  -​ ​Go​ ​to​ ​Report​ ​>​ ​ ​Work​ ​Sheet  

 

       

17 

   

Step​ ​VI​ ​Integration​ ​Setup  Sample​ ​Transaksi​ ​Journal 

                 

18 

   

Pos​ ​Integration 

This  page  is  used  to  connect  between  chart  of  account  with  our  system,  so  if  there  is  transaction  in  POS,  will  be  automatically  journalized.  By  default  our  system  already  connects  with  the  existing  chart  of  accounts,  but  you  can  change  the  chart  of  accounts  that​ ​have​ ​been​ ​linked​ ​to​ ​this​ ​with​ ​the​ ​chart​ ​of​ ​your​ ​account.  -​ ​Go​ ​to​ ​Setup​ ​>​ ​POS​ ​Tab​ ​and​ ​Tax​ ​Tab 

  -​ ​Go​ ​to​ ​setup​ ​(​ ​POS​ ​System​ ​)​ ​-​ ​Payment 

  19 

   

Sell​ ​Journal​ ​Type  Every  The​ ​system​ ​will​ ​automatically​ ​create​ ​a​ ​journal​ ​based​ ​on​ ​transactions.  Go​ ​to​ ​Setup​ ​-​ ​Pos​ ​Integration​ ​-​ ​Setup​ ​Tab 

  Example​ ​:​ ​Journal​ ​using​ ​setup​ ​-​ ​Every  

   

    20 

   

EOD    The  system  will  create  a journal by combining all transactions from open the cashier to the  close​ ​cahier.  Before​ ​using​ ​this​ ​setting​ ​you​ ​have​ ​to​ ​activate​ ​the​ ​closure​ ​register,​ ​Please​ ​follow​ ​this​ ​article.  http://bit.ly/SetupClosingRegister  - Go​ ​to​ ​Setup​​ ​-​ ​POS​ ​Integration​​ ​-​ ​Setup​ ​Tab  

  Example​ ​:​ ​Journal​ ​using​ ​setup​ ​-​ ​EOD 

            21