Ulrich Kampffmeyer

ECM Enterprise Content Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

ECM Enterprise Content Management Ulrich Kampffmeyer

Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt

Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN 10: 3–936534–09–8 ISBN 13: 978–3–936534–09–8 White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006

Verlag / Herausgeber PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Str. 17 20251 Hamburg Tel. + 49(0)40 46 07 62 20 www.PROJECT-CONSULT.com [email protected] Printed in Germany Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln © PROJECT CONSULT 2006 Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage sans autorisation de l’éditeur ou du Centre fraçais d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Graands-Augustins, 75006 Paris. All rights reserved. No part of this work covered by the copyright hereon may be reproduced or used in any form or by any means – graphic, electronic or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems – without the written permission from the publisher. Trademark Acknowledgements All trademarks which are mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks may or may not have been appropriately capitalised. The publisher cannot attest to the accuracy of this information. Use of a term of this book should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark. Warning and disclaimer Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book.

Contents Definition

1

Architecture & Scope

7

The « 5 Components » of ECM A model

13

The « 5 C » of ECM Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost

17

A House for Enterprise Content Management

23

ECM Components

27

ECM Suites

73

A View into the Future

77

Literature & Sources

82

Foreword

Vorwort

Préface

The administration, use, and storage of electronic information independent of originator, location, format and time is one of the central challenges of our generation. The past decades have seen rapid advances in technologies for generating, processing and distributing information. Information management, by contrast, has been largely ignored by comparison.

Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung von elektronischer Information, unabhängig von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine besondere Herausforderung für unsere Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden Technologien entwickelt, die Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das Management der Information blieb dabei ein Stiefkin