using google apps for small business email hosting - Apertura Designs

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powerful and affordable email hosting solution for small businesses, which ... folders stored online from a mobile devic
USING GOOGLE APPS  FOR SMALL BUSINESS  EMAIL HOSTING MARCH 2015

Table of Contents Introduction.......................................................................................................... 3 Google Apps for Work.............................................................................................4 Key benefits of Google Apps.....................................................................................4 Huge amounts of email storage......................................................................................................4 Peace of mind backup with Thunderbird...........................................................................................4 Easy to set up additional email accounts on other computers.............................................................4 An excellent webmail experience....................................................................................................4 Google Apps Calendar and Tasks integration with Thunderbird...........................................................5 Uncompromised remote access to all your email, all the time............................................................5

Conclusion............................................................................................................ 5 For more information..............................................................................................5

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Introduction Email is a fundamental part of business communication. The email hosting provider you  choose for your company can profoundly affect your ability to work with flexibility and  without disruption. For many small business owners, the cost of a dedicated professional email hosting  solution is prohibitive. An on­site email server plus the relevant software licenses and IT  staff to maintain it can add up to thousands of dollars a year.  To circumvent the cost issue, many businesses use free consumer­focused email  services, such as Microsoft Hotmail or Google Gmail. The problems of using one of these free consumer email services for business communication include: •

No support. There are no professional support people to contact if the email  server goes down.



No customised email addresses. Consumer­style email addresses (for example  "@hotmail.com") create an unprofessional impression.1



Privacy and security. Consumer email service terms of use may not be suitable  for sensitive business communication. The service may also be vulnerable to  hacking and other security breaches.

Other businesses use the email provided by their web hosting provider or internet  service provider ("ISP").  This can mitigate the above issues, but it presents other  problems that can expose your business email data to considerable risk. Your ISP will  typically only provide a very small amount of storage space for each email account,  sometimes in the order of only a few hundred megabytes ("MB"). To put this in  perspective, an inexpensive USB flash drive will contain several times this amount in  storage space, as will any of the common consumer email services.  One common way to work around this limitation is by setting up the email application  to automatically move email data out of the account and onto the hard drive of your  computer at regular intervals. But if your computer is stolen or has a critical hard drive  failure, your email data could be lost forever. The disruption and stress caused by the  irretrievable loss of communication records with colleagues, customers, and other  business organisations cannot be underestimated. Even if your computer hard disk is being backed up regularly, the restricted amount of  account storage space imposed by ISP email providers also has a negative impact on  remotely accessing email on mobile devices, such as Android or Apple phones and  tablets. Typically only a small number of Inbox items can fit in the ISP email account.  This means that a sales representative (for example) who wants to urgently access  historical email items from an iPad while on the road, is simply unable to do so.  Google Apps for Work in conjunction with the Mozilla Thunderbird email client offers a  powerful and affordable email hosting solution for small businesses, which effectively  1 www.getyourselfonline.nz/consumer­2014­research/perceptions­business­email

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reduces or eliminates the problems associated with using consumer or ISP­based email  hosting.

Google Apps for Work Google Apps for Work ("Google Apps") is a professional cloud­based suite of business  applications and services, produced by Google Inc. 2 The email component of Google  Apps is based on Google's popular Gmail service, but is backed by professional support,  a guaranteed uptime service level agreement, and expanded account storage. Google  Apps will also allow you to use a customised email address such as your company  domain name.

Key benefits of Google Apps Huge amounts of email storage  Google Apps features 30 gigabytes ("GB") of storage per email account.3 This is up to  250 times more than what is available with certain New Zealand­based email providers.  With 30GB of online storage, you will generally be able to keep your entire email  account contents online in Google Apps ­ most likely with ample remaining storage  space. 

Peace of mind backup with Thunderbird We recommend Thunderbird as the preferred business email client application for  desktop and laptop computer connections to Google Apps. Using Thunderbird's  synchronisation feature, you will always have a copy of your entire account contents  both in Google Apps and transparently on the computer hard disk at all times. This  provides an extra layer of resilience against network outages, as staff can still access  email even if there is no internet access. Also, the risk of any permanent data loss  arising from a computer theft or hard disk failure is minimized, as a fresh copy of the  entire email account contents can always be retrieved from Google Apps if necessary.  For more information on Thunderbird, please visit this link: http://www.apertura.co.nz/whitepapers/APThunderbird.pdf

Easy to set up additional email accounts on other computers Because all email can be held online in Google Apps, email accounts can be set up  quickly on additional computers in Thunderbird. Additionally, if there are problems with  the email account on any computer, it can simply be reconfigured and a fresh copy of  email retrieved from the email server.

2 www.google.com/intl/en/enterprise/apps/business/index.html 3 Storage amounts are spread across all Google Apps services.

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An excellent webmail experience The Google Apps Gmail web interface ("webmail") can suit as a primary email interface if (for example) Thunderbird can't be accessed from a dedicated computer or mobile  device. 

Google Apps Calendar and Tasks integration with Thunderbird Google Apps accounts also feature built­in calendaring and task lists, which seamlessly  integrates with Thunderbird. Changes made to your Google Apps calendar and tasks in  Thunderbird are immediately synchronised to all your other devices.

Figure 1 Google Apps Calendar and Tasks support in Thunderbird.

Uncompromised remote access to all your email, all the time As noted above, 30GB of email storage in Google Apps generally enables the entire email account contents to be stored online. This means that staff can access all email items  and folders stored online from a mobile device such as an Android or Apple phone or  tablet.

Conclusion Google Apps in conjunction with Thunderbird offers a number of considerable  advantages over both consumer­based and ISP­based email, especially for small business owners. We are pleased to assist you in assessing your existing email hosting  arrangement and migrating your email to Google Apps.

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For more information Contact: [email protected]

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